El presupuesto de TI es mucho más que solo dinero, es un plan de gastos que pasa a través de la planificación, ejecución y, al final, la entrega de los proyectos; aunque para lograr este orden se necesita elaborarlos de forma correcta y que, además, ¡lo apruebe la Dirección General!
Es decir, es la cantidad de dinero gastado en sistemas y servicios de tecnología de la información (TI) de una empresa, incluida la indemnización para los expertos del equipo de TI y los gastos relacionados con la construcción y mantenimiento de los sistemas y servicios de toda la empresa.
Su objetivo está claro: sirve para planificar el futuro de tu negocio, así que es importante tomar un conjunto de decisiones y pronosticar el comportamiento de un conjunto de variables para que se apruebe este presupuesto de TI.
El presupuesto de TI lo supervisa, generalmente, el director general o de información (CIO), y este presupuesto incluye los costos de compensación para los profesionales de TI, más los costos de los consultores externos que utilizan en el departamento de TI.
También se contemplan los gastos relacionados con la construcción y el mantenimiento de los sistemas de back-office de toda la empresa, los cuales abarcan la planificación de recursos empresariales (ERP), así como aplicaciones de contabilidad, finanzas y recursos humanos.
Otra parte que abarca este tipo de presupuesto son los gastos de hardware, facturas de equipos de cómputo portátiles, dispositivos móviles emitidos por la organización, servidores, routers, centros de datos y facturas de plataformas en la nube.
Por eso te daremos 6 tips para mantener el control de tu presupuesto de TI y que lo apruebe la Dirección General.
El director general no es el único que tiene la responsabilidad del presupuesto de TI, a veces gestionan y diseñan el presupuesto en conjunto con los comités directivos de ejecutivos de TI, directores, directores ejecutivos de información, jefe de analítica, entre otros, según cada empresa y su gestión.
Así que con estos consejos será más fácil gestionar este presupuesto para que sea aprobado sin problemas:
Lo importante es que todas las partes integradas, que son: director de proyecto, patrocinadores, miembros de equipo y vendedores, tengan una comprensión exacta de los deseos de cada una de las partes, así como de los objetivos de la empresa.
Por este motivo es mejor dedicar el tiempo necesario para conocer qué es lo que espera cada uno, incluyendo, claro está, el presupuesto, los resultados, expectativas y otros requisitos.
Es necesario identificar los requisitos del proyecto para documentarlos y confirmarlos por todas las partes, para que haya una comunicación fluida.
Finanzas se encarga de cuidar los números de la empresa, así que el presupuesto de TI debe tener un equilibrio con los objetivos de la empresa, el flujo de efectivo y proyecciones de ganancia, para asegurar la viabilidad del proyecto.
Es recomendable alinear los gastos y el calendario financiero, cuando los montos se distribuyen por el periodo de manera uniforme.
Las empresas que no solo abordan lo básico, sino que tienen visión hacia el futuro, innovándose constantemente, son los que ganan una mayor ventaja en la era digital, además de que se pueden evaluar los costos que vienen en materia del equipo de TI.
Es aconsejable enumerar los entregables utilizados en el proyecto, para dividirlo en dependencias, desglosándolo en cada paso a realizar.
De esta forma es más simple identificar los gastos ocultos al momento de crear el presupuesto. En pocas palabras: crea una estructura de desglose del proyecto y sus fases.
Trata de ser específico en este paso, donde se incluya equipo, personal, costos indirectos, capacitaciones o espacios físicos para trabajar, desglosando cada uno, con ayuda de estas sencillas preguntas:
¿Qué miembros realizarán el trabajo?, ¿qué necesitas hacer para adquirir recursos externos?, ¿los miembros del equipo necesitan tiempo para capacitarse?, ¿qué herramientas son esenciales?, ¿dónde trabajará el equipo?, ¿qué datos se necesitan?, ¿se requieren expertos externos?
Un presupuesto es una estimación de costos, así que hay ciertos puntos que te ayudarán con esta estimación, para una mejor gestión:
